Por: Rossina Castagnola

Comunicación Interna: Boletín informativo

Comunicación Interna: Boletín informativo

El Boletín es una herramienta efectiva y de rápida aplicación en la empresa.  Es útil para poder consolidar la información relevante de la institución que,  en ese momento, interesa que todos conozcan de primera fuente.  Acá algunos aspectos a considerar para poder implementar el Boletín como canal de comunicación y sacar el mayor provecho.

QUE COMUNICAR

Enfoque; Es necesario definir con el Líder cual es el enfoque de la comunicación que se quiere transmitir en el Boletín: si son los negocios, los clientes, la cultura, actualidad de la empresa, capacitación, un proyecto o proceso trascendente, etc. 

Estructura: Establecer los segmentos del Boletín y estructurar el orden de los mismos, priorizando lo relevante para los mejores espacios.  Se puede considerar siempre un mensaje del Líder a través del Editorial donde hace un resumen del periodo y de lo relevante que se desea transmitir en esa edición. 

Formas; La cantidad de información que se coloque también debe de establecerse, en mi experiencia es mas eficaz utilizar una redacción precisa con un lenguaje adecuado a la cultura donde las imagenes hablen por si solas.  Lo ideal es que tenga como máximo 2 hojas.

COMO COMUNICAR

El Boletín es una herramienta que se puede difundir vía virtual, físico o ambos.

Medio Físico: Si se define publicar en Físico debe analizar si será entregado individualmente o se publicaran en las vitrinas de las plantas u oficinas.  Analizar en base al presupuesto el tipo de papel e impresión que se va a tener lo cual debe estar alineado con lo que se quiere transmitir. 

Medio Virtual: Si es virtual se debe definir la vía por ejemplo:  intranet, vía correo electrónico u otros.  Lo ideal sería contar con un diagramador para que elabore el boletín y así hacerlo vistoso con la personalidad de la empresa, de no poder hacerlo se puede elaborar en Office de manera mas “Casera”, poco a poco se puede capacitar a quien lo elabore para ir mejorando el producto final.

Por este medio virtual tambien se puede difundir via videos o como una estacion radial.  Ver detalle en el post Comunicación via Medios virtuales*

 Segmento dirigido: Se debe definir el segmento de empleados a los que está dirigido: al 100% de la empresa o a un grupo específico.  De acuerdo a ello se debe utilizar un lenguaje propio y adecuado al segmento al que se está dirigiendo.

Visual: Utilizar imágenes que reflejen la noticia y que estén alienadas con la cultura organizacional.  Preocuparse porque tengan una densidad adecuada para la impresión y validar siempre que las personas que aparecen siguen activas en la empresa.

Cooperación: Involucrar a representantes de todas las áreas para que participen como “Corresponsales” que puedan aportar con noticias de eventos y fotos.

PARA QUE

Integración: Un boletín contribuye a integrar al equipo, si éste  está distribuido a lo largo del país o en varios países es una herramienta de aplicación rápida que puede contribuir a unificar la comunicación.

Primera mano: De manera periódica los colaboradores cuentan con una fuente de información formal que asegura que se baje la información a los mandos medios y llegue a todos

CUANDO COMUNICAR

Periodicidad: Se debe definir la periodicidad, esto está condicionado a la necesidad de la empresa y los recursos con los que se cuenta.  Lo ideal es establecerlo desde un inicio para generar la costumbre.  Una vez hecha la promesa debe de cumplirse: se puede empezar emitiendo un boletín semestral,  trimestral hasta llegar a hacerlo mensualmente.

Proceso de difusión o despliegue:  Este proceso no debe dejarse al azar, es un espacio propicio para poder desarrollar el liderazgo de los jefes quienes pueden usar esta herramienta periódica para reforzar la comunicación en sus equipos. Lo ideal es hacer seguimiento de la distribución, la lectura y conversación al respecto que ha tenido el boletín.  Esto es clave para mantener activa la herramienta.

DIFERENCIA ENTRE INFORMAR Y COMUNICAR

Para que cualquier herramienta de “comunicación” realmente genere “comunicación”  debe ir de la mano con un proceso de despliegue que genere no solo la bajada de información sino tambien la subida de la misma, de esta forma se genera el “escucha organizacional” y la posibilidad de respuesta de los líderes. 

Un punto que puede apoyar la generaciónde comunicación es el hacer el seguimiento al proceso de despliegue de la herramienta y generar mecanismos de acuerdo a las politicas y cultura de la empresa donde se brinde la posibilidad de “replica” y los colaboradores puedan emitir sus opiniones, dudas, sugerencias respecto a la información que han recibido.  Luego viene el compromiso de respuesta.

El reto es mantener vivo este canal a traves de la “ida y vuelta” donde los lideres los usen y difundan con su ejemplo, solo asi tendra alto impacto y sera el medio para reforzar las conversaciones organizacionales.

Video de Reflexión:

Comunicación Interna

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