Por: Rossina Castagnola

Comunicación Interna: Buzón de sugerencias

Comunicación Interna: Buzón de sugerencias

El Buzón  es una herramienta poderosa en la medida que sea utilizada para “escuchar y responder” las sugerencias, comentarios, pedidos, ofertas, dudas de los colaboradores y no se convierta en un depósito de quejas de la organización.

Es una herramienta que se ha mantenido en el tiempo y ha ido evolucionando para adaptarse a las necesidades de la empresa.  Para que sea eficaz requiere de una buena administración, empapada de la Cultura que se desea transmitir y que brinde un servicio de respuesta oportuno y así mantenerla viva.

 A continuación desde mi experiencia,  aspectos a tener presente al implementar esta herramienta:

¿QUE  ES EL BUZON PARA LA EMPRESA?

El Buzón es un canal abierto que recibe información de los colaboradores: pedidos, ofertas, declaraciones, sugerencias, etc.  Puede ser poderoso en la medida que se mantenga activo y transmita ser genuino.

En el extremo, si los lideres se comunicaran abiertamente con sus colaboradores y se generara confianza en la organización no sería necesario un canal de este tipo.  Cuando la empresa crece y se diversifica es más complejo mantener un liderazgo alineado con la cultura y herramientas como esta favorecen la comunicación y el alineamiento.

Enfoque; Es importante que el equipo de Lideres definan cual es el objetivo que este buzón tendrá para que en base a ese enfoque se dirija su difusión, las repuestas que se den, las campañas o concursos que fomente.  Los líderes deben de comprometerse a difundirlo y darle el valor que se espera.

¿COMO SE VA A INTERACTUAR CON LOS COLABORADORES?

El Buzón es una herramienta que se puede difundir vía virtual, físico o ambos.

Medio Físico: Son  unas cajas/ánforas que se colocan en lugares visibles donde los colaboradores depositan en formularios pre establecidos lo que desean comunicar.  Requiere que diariamente se revise la correspondencia que llega para dar respuesta lo más pronto posible.  Debe establecerse una fecha límite de respuesta una vez recibida la información. 

Medio Virtual: Son correos electrónicos con un nombre llamativo o links dentro de la Intranet que derivan a un formulario interno para poder enviar la comunicación.  En la medida que los colaboradores tengan acceso a estos medios tecnológicos es más eficiente y rápido de implementar y de interactuar.

 Segmento dirigido: Se debe definir el segmento de empleados a los que está dirigido: al 100% de la empresa; a todos, a un grupo específico,  de acuerdo a ello se debe utilizar un lenguaje propio y adecuado al segmento al que se está dirigiendo

Proceso: Se debe tener en cuenta el analisis y diseño, lanzamiento ( campaña), seguimiento y evaluación ( medición cuantitativa) del canal.  Quien lo administrará debe de estar empapado de la Cultura y de la estrategia del negocio.

DIFERENCIA ENTRE INFORMAR Y COMUNICAR

Para que cualquier herramienta de “comunicación” realmente genere “comunicación”  debe ir de la mano con un proceso de despliegue que genere no solo la bajada de información sino también la subida de la misma, de esta forma se genera el “escucha organizacional” y la posibilidad de respuesta de los líderes. 

Esta herramienta: El Buzón, justamente brinda la posibilidad de “replica” y los colaboradores puedan emitir sus opiniones, dudas, sugerencias respecto a la información que han recibido de sus lideres directos o de otra fuente de información o tambien de la carencia de información que tienen.  Por ello es tan importante el compromiso de respuesta en el tiempo previsto.
El reto es mantener vivo este canal a través de la “ida y vuelta” donde los líderes los usen y difundan con su ejemplo, solo así tendrá alto impacto y será el medio para reforzar las conversaciones organizacionales.

 Reflexión: Los dejo con este video interesante:

Gestión de la Comunicación

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