Por: Rossina Castagnola

Comunicación Interna: Intranet

Comunicación Interna: Intranet

La Intranet  es un canal poderoso por su capacidad e inmediatez,  este medio es consecuencia de los avances de la tecnología y rápidamente ha tomado su lugar en las empresas.  Es muy flexible, adaptable a todo tipo de organizaciones, permite compartir información, sistemas operativos, montar plataformas complementarias, etc. y así  formar una “red viva” de alto impacto en la institución.

La Intranet también ha evolucionado en el tiempo al ritmo del desarrollo tecnológico y por ello hay diferentes “niveles” que pueden llegar a contar con la implementación de herramientas como wikis, plataformas de e-learning, pizarras digitales, blogs, foros, etc. hasta llegar a las “redes sociales organizacionales” que generan gran interacción.  Lo importante es tener en cuenta “la dosis de Intranet o el nivel” que nuestra empresa requiere, que está preparada para usar, que necesita y puede costear.  En este post nos vamos a focalizar en la experiencia de implementación de la herramienta por primera vez para nuestra institución.

¿PORQUÉ INVERTIR EN LA INTRANET?

  • CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL; A través de este canal se transmite la cultura y se fomentan  los valores, la Misión, la Visión y la estrategia Organizacional.  Fomenta el trabajo en equipo, consolida las opiniones de los colaboradores en corto tiempo, fomenta la participación y democracia en un espacio abierto donde todos tienen acceso. Aporta colaboración, confianza y liderazgo que impacta en la identificación con los líderes y la compañía.
  • PROCESOS: La herramienta facilita la interacción a una sola fuente de documentos institucionales con mayor rapidez, asegurando así la actualización oportuna de políticas, normas y procedimientos. Permite mantener actualizados los procesos proponiendo eficiencias “on line” y haciendo que todos se sientan parte de las soluciones.  Ahorro en tiempos y costos de implementaciones.  Integra los canales formales de comunicación en la empresa, consolida y transfiere el conocimiento preservándolo para la continuidad del negocio.
  • CLIENTES; Permite reforzar la imagen institucional hacia el interior de la empresa, de esta forma generamos colaboradores identificados con la marca, los productos, la cultura y todo ello es transmitido a los clientes de adentro hacia afuera de manera genuina.

DISEÑO

  • ANÁLISIS PREVIO: Para diseñar la Intranet hay que realizar un análisis y definir qué es lo que la empresa necesita y requiere en la etapa que se encuentra, cuáles son los objetivos estratégicos, cuáles son sus necesidades de comunicación, si es local o es global y cuál es el alcance que tendrá, la inversión que está dispuesto a asumir.  Es necesario identificar las necesidades de comunicación que los gerentes/Lideres de las Areas usuarias tienen para poder incorporarlas en el diseño estructural.
  • RUTAS LIBRES: Se debe considerar cual es la capacidad y alcance de los equipos/computadoras con los que cuentan los colaboradores, cual es la capacidad de la red/servidores para poder estar alineados y así desde un inicio saber que todo va fluir adecuadamente y no va a impactar otros procesos estratégicos de la empresa.
  • PRESENTACIÓN: La construcción del diseño debe ir de la mano con la imagen institucional transmitiendo en todo momento la cultura, valores, misión y visión de la empresa.  Para ello es importante que el equipo de diseño este conformado por representantes de la Cultura y de la Marca de la empresa.
  • MEDICIÓN: Es importante incluir en la estructura indicadores de medición del uso/interacción con la herramienta para poder medir el impacto y el éxito que va teniendo y asi realizar ajustes oportunos.
  • PROFUNDIDAD: La Intranet puede ser implementada desde un modo básico a un modo interactivo con mayor complejidad, esto debe ser evaluado y definido previamente y no dejarlo al azar.  Dependerá de la necesidad de la empresa de la inversión que puede asumir y de la cultura organizacional.

CAMPAÑA DE DIFUSION y CAPACITACION

  • DIFUSIÓN: Debemos considerar el diseño de una campaña interna de difusión que “Venda” la herramienta para sacarle el mayor provecho.
  • CAPACITACIÓN: es conveniente asegurarse el adecuado uso de la herramienta y dependiendo de la complejidad de la misma armar un programa de capacitación interna para poder asegurarse que tienen los conocimientos básicos de uso y pueda fluir adecuadamente.

IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO

  • La implementación requiere la consolidación de mucha información para lo cual se cuenta con la participación de los líderes de las áreas involucradas a fin de validar y  brindar la data y comprometerse con el mantenimiento de la misma de manera inmediata para mantener la credibilidad de la información.
  • Una persona debe administrar este espacio virtual, debe ser un representante de la cultura organizacional que logre plasmar en la herramienta la imagen de la empresa y su personalidad.

DIFERENCIA ENTRE INFORMAR Y COMUNICAR

  • Para que cualquier herramienta de “comunicación” realmente genere “comunicación”  debe ir de la mano con un proceso de despliegue que genere no solo la bajada de información sino tambien la subida de la misma, de esta forma se genera el “escucha organizacional” y la posibilidad de respuesta de los líderes. 
  • La Intranet es una herramienta poderosa para generar conversaciones organizacionales pues brinda la posibilidad de “replica” y los colaboradores pueden emitir sus opiniones, dudas, sugerencias, etc. con la seguridad de que recibirán una respuesta.
  • El reto es mantener vivo este canal a través de la “ida y vuelta” donde los lideres los usen y difundan con su ejemplo, solo así el canal estará vivo y será el medio para reforzar y/o generar conversaciones organizacionales.

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Que es la Intranet – conceptos basicos

 

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